El rol estratégico de la administración de los inventarios

EL 10/5/2015

“La incertidumbre es igual a Inventarios”

El no reconocimiento de la importancia estratégica de la administración de los inventarios conduce a que la compañía incremente su vulnerabilidad tanto a nivel de costos como entorno a su capacidad de respuesta y de servicio al cliente.

Ello se presenta cuando al interior de las empresas las áreas relacionadas con la logística encarnan un rol exclusivamente operativo, depositando en ellas las labores de bodegaje y despacho de mercancías sin suministrarle recursos físicos ni tecnológicos suficientes, compartirle información sobre la planeación y las políticas de abastecimiento, ni programas de entrenamiento y formación para el personal.

Lo anterior conduce a:

  • Lentos tiempos de  respuesta a los requerimientos realizados por parte de las áreas usuarias, motivado por la ausencia de ubicaciones eficientes, equipos adecuados para la movilización, facilidad de ubicación de los productos, y acumulación de múltiples y diversos pedidos.

  • Recurrentes errores en la preparación de pedidos por no contar con espacios adecuados e identificación clara de las posiciones y los productos.

  • Elevada tasa de averías por carencia de recursos adecuados para la manipulación de los productos, escases de espacio para un correcto almacenamiento y baja capacitación del personal.

  • Faltantes constantes de inventario, tanto por la debilidad en los registros de entrada y salida de mercancía, como  por la vulnerabilidad generada por los poco eficientes procedimientos de control.

  • Rupturas de inventario de alta demanda, así como elevados niveles de inventario obsoleto, generados por la desconexión en la planeación y el flujo de información con las áreas de compras y las generadoras de demanda.

  • Exceso de rotación de personal, por ausencia de espacios para la promoción interna, así como la carencia de un entorno agradable para el desarrollo de su labor, impactando negativamente a la curva de aprendizaje del equipo humano.

  • Presión excesiva al área de compras (Compras de Urgencia) para lograr reabastecimiento ante la imposibilidad de satisfacer la demanda de las áreas usuarias.

Es recurrente que para intentar proteger los niveles de servicio de la empresa, se termine optando, casi de forma inconsciente, por elevar los niveles de inventarios y de esta manera eludir el impacto que podrían tener los faltantes y las averías de los stocks sobre el desempeño de las líneas de producción, así como en la capacidad de respuesta de cara a los clientes.

Dicha decisión trae consigo impactos no tan satisfactorios desde la optica de los costos, puesto que va a ser necesario incurrir en mayor espacio, personal y elementos de manutención para el desarrollo de las operaciones de bodegaje.

De otra parte al incrementar los niveles de inventario se va a impactar el capital de trabajo, conduciendo frecuentemente a tener que elevar los niveles de endeudamiento, trayendo consigo el pago de intereses y disminución final de la rentabilidad. Esto en algunos casos va acompañado de mayores costos de capital para la empresa, puesto que será necesario adquirir bodegas, estanterias y demás elementos propios para la operación

Pero si se contase con óptimos recursos para la gestión de los inventarios, tanto físicos, como tecnológicos y humanos, los niveles de incertidumbre van a bajar, y por tanto no será necesario cubrirse con elevados niveles de inventario y derivar en los innumerables costos de almacenamiento físico y financiero para intentar blindar su operación.

Recuerde:

La Administración de los Inventarios debe contener:

  • Planeación de la Demanda

  • Claras políticas de Inventario

  • Espacios adecuados y suficientes para la protección de la mercancía

  • Control eficiente de los Inventarios

  • Fortalecimiento del flujo de información

  • Indicadores de Gestión

  • Conocimiento del producto y de los procesos

  • Entrenamiento y Capacitación

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Imagen:shutterstock