El registro de proveedores, herramienta fundamental para el departamento de compras

EL 05/29/2015

"La competitividad de toda organización depende en una importante medida de la adecuada gestión que se desarrolle en el Departamento de Compras".

La competitividad de toda organización depende en una importante medida de la adecuada gestión que se desarrolle en el Departamento de Compras, puesto que por este pasan decisiones que tienen implicación directa en la operación, en la administración, en las finanzas y hasta en el bienestar de la empresa.

Debe comprenderse que por el natural dinamismo que presentan los mercados, son constantes los nuevos requerimientos que presentan las diversas áreas usuarias y en general la organización. Pueden ser nuevos equipos para la operación, soluciones de tecnología, servicios de transporte, elementos para la administración, materias primas y suministros, repuestos y hasta servicios de mantenimiento.

De lo anterior se deriva uno de los mayores dolores de cabeza que presenta el departamento, siendo este la constante búsqueda de nuevos proveedores que cumplan con prontitud con los requerimientos, y ante la carencia de tiempo los factores básicos para la decisión terminan siendo la disponibilidad y posteriormente el precio.

Esa búsqueda no se escapa de un requerimiento adicional exigido por las áreas encargadas del control, quienes exigen que sean varias las cotizaciones que permitan garantizar la transparencia del proceso de compra, lo cual conocemos que no siempre se cumple, pero que indudablemente afecta el costo de la gestión del departamento.

Para atender dicha situación es pertinente que junto con la elaboración de un adecuado plan de compras y la definición de claras políticas sobre suministro y abastecimiento, se estructure el Registro de Proveedores.

El Registro de Proveedores es una herramienta fundamental para fortalecer la gestión del Departamento de Compras, encontrando los siguientes beneficios:

  • Garantizar que se trabaja con proveedores que cumplen con un mínimo de requisitos establecidos por la empresa.
  • Permite disminuir los tiempos de respuesta ante solicitudes de las áreas usuarias, en especial los requerimientos de urgencia.
  • Permite solidificar el proceso de evaluación de proveedores.
  • Conduce al desarrollo de prácticas colaborativas con los proveedores.
  • Disminuye los costos de la gestión de compras.
  • Acerca a la compañía al cumplimento de sus metas de suministro y abastecimiento bajo claros criterios de calidad integral.
  • Tiende a disminuir la vulnerabilidad por prácticas poco éticas en el Departamento de Compras.
  • Al complementarlo con el plan de Compras dinamiza y profesionaliza el desempeño del Departamento de Compras y sus implicaciones en aspectos financieros.

El Registro de Proveedores reúne criterios tales como:

  • Ubicación y personas de contacto
  • Composición del Portafolio
  • Plazo y Financiación
  • Tiempos de Respuesta
  • Experiencia y Antigüedad
  • Certificaciones
  • Solidez financiera
  • Capacidad Operacional
  • Referencias Comerciales y Financieras
  • Políticas Medioambientales y de RSE
  • Evaluación de Desempeño
  • Otros

Este registro debe actualizarse como mínimo con una periodicidad anual, y de esta forma poder apoyarse en este para una pronta y sustentada decisión de compra, para no tener que invertir el escaso tiempo en un proceso de investigación de mercados de suministro y de selección de proveedores.

Su adecuado uso permitirá construir relaciones sólidas con los proveedores, sobre criterios claros y alineados, evitando por tanto el constante cambio de fuentes de suministro, los cuales en la mayoría de los casos impactan de manera negativa a los productos, al servicio, al desarrollo de la operación, a las finanzas y a la tranquilidad y confianza que debe tenerse sobre el abastecimiento.

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