5 tips para lograr hangouts de negocio exitosos

EL 05/4/2018

Me pasa que vivo en la ajetreada ciudad de Bogotá y como buena capital del mundo los trancones, el estrés y el afán de la sociedad hacen que cumplir las citas presenciales de negocio sea una tarea sumamente difícil, sobre todo, cuando tienes varios meetings en un solo día y cada uno está ubicado en un punto cardinal de la ciudad.

Personalmente soy fan de la “videollamada”, una herramienta que me ha permitido acortar distancias, ahorrar tiempo y dinero, sobre todo dinero.

He escuchado a algunas personas, de corte más tradicional, expresar su inconformidad frente al uso de las herramientas tecnológicas — reacción natural a lo desconocido — incluso, conozco empresarios que no conciben la idea de tener una reunión virtual. Ellos argumentan no sentir la cercanía y claridad que les ofrecen las reuniones presenciales, esto seguramente se debe a las malas experiencias ocurridas en el pasado pero, definitivamente, quien no viva digitalmente el día de hoy, tendrá grandes dificultades para competir el día de mañana.

Es por esto que quiero compartirles 5 tips para hacer que esa reunión de negocios sea fluida, profesional e impecable.

1. Producción audiovisual

Tenemos que ser minuciosos a la hora de pulir los detalles. Tengamos en cuenta elementos como la locación. Preferiblemente una sala cerrada, donde no interfiera el ruido del medio ambiente o de personas hablando. Proveer un ambiente laboral, si no tenemos acceso a una oficina podemos buscar un co-working o un Starbucks porque hacerlo en tu habitación donde se ve la ropa interior o la sala de tu casa donde se ve tu perro mordiendo el control del tele, seguramente no es muy pro.

Es muy importante que se vea limpio, sin cables y elementos que denoten desorden. Asegurémonos que la conexión a Internet sea estable y que tenga una excelente iluminación, tratemos de direccionar la luz de forma frontal hacia nuestro rostro, esto asegura que no refleje sombras que puedan generar gestos faciales negativos frente a nuestro cliente.

Tener una buena cámara es primordial, existen webcams con muy buena resolución y lentes de multienfoque que además traen de forma integrada excelentes micrófonos estéreo. Esto nos va a permitir tener una imagen impecable con un sonido de alta calidad.

Tener en cuenta estos elementos es primordial para evitar interferencias y/o fragmentación en la comunicación entre las dos partes y créanme las interferencia va a suceder justo en el momento más crítico de la negociación.

2. Device y Contenido

Como en cualquier reunión o cita hay que estar 10 minutos antes, preparando cada detalle para el éxito del encuentro, la videollamada no es una excepción.

Empecemos por intentar tener un televisor o pantalla externa conectada al computador, por medio del puerto HDMI (Preferiblemente que sea un ChromeCast o HDMI inalámbrico para no depender de cables), de esta forma tenemos acceso a un nuevo escritorio donde dispondremos únicamente y exclusivamente de la información que vamos a discutir durante la reunión. Así, evitamos que el cliente vea información personal o una cantidad de pestañas que pueden incomodar visualmente a la hora de encontrar la información.

3. Google Hangouts

Existen muchas herramientas para realizar videollamadas, algunas veces la gente me pide mi usuario de Skype a la hora de agendar una llamada pero siento que éste en particular es el Hi5 de los softwares para videocalls. Recomiendo altamente Google Hangout por varias razones:

a) Es una herramienta que funciona de la mano de Google calendar (para que entiendan el Calendar lo uso más que Whatsapp). Esto nos permite crear el evento directamente en el Calendar, agregamos el e-mail de los participantes, enviamos la invitación de la llamada y automáticamente se genera un link donde todos pueden acceder sin bajar ni instalar ningún software, directamente desde el navegador (preferiblemente Google Chrome). Google no me paga por esto, es solo que la tienen muy clara.

b) Tiene integraciones con Gmail y te envía notificaciones al correo y a tu celular 10 minutos antes de cada meeting, también puedes enviar mails grupales a los participantes antes, durante y después de la reunión para acordar nuevos encuentros o para compartir información.

c) Ajustes de cámara, micrófono y pantallas. La interfaz es sencilla y fácil de entender. Si estoy en una sala cerrada donde me encuentro con varios participantes de mi lado frente al cliente, activo el micrófono interno de la cámara, para que el audio sea capturado de forma general. Si estoy en un aeropuerto, un Starbucks o un lugar donde hay ruido externo, lo mejor es usar audífonos “manos libres”. Realmente el tema de los ajustes es muy intuitivo.

Image by AppsCare

4. Imagen y pitch

Es primordial proyectar una imagen profesional, la cual refleje confianza y preparación. La primera impresión lo es todo, lucir estéticamente bien es fundamental, he estado en reuniones de hangouts donde algunas personas me han dejado experiencias negativas, una en particular se le veía la axila a uno de los participantes, solo la axila, la persona ni siquiera se dió cuenta que tenía la webcam prendida pero todos nos enteramos que estaba en su cama y sin bañarse.

Complementemos el factor estético haciendo un research del cliente y su contexto en la industria,si es un primer approach. Si es un follow-up a la negociación es aconsejable siempre entregar un contenido de valor, sea un artículo, un workshop o algún tangible que sume valor al proceso.

5. 3,2,1…Acción

He trabajado en el mundo audiovisual por más de 6 años, soy presentador de tele y una vez se prende la cámara, automáticamente entro en modo host. Es muy importante tener claro el personaje que se va a interpretar durante la negociación, los objetivos de cada reunión y siempre mantener el personaje hasta el final.

Tenemos que tener en cuenta que somos el centro de atención del cliente frente a la pantalla, hay que generar movimiento, dinamismo y tratar que la conversación sea fluida entre las dos partes, apelar al humor muchas veces funciona para romper el hielo.

Generar un monólogo puede llegar a ser aburrido para el cliente, la interacción a través de preguntas y la cesión de la palabra a los demás participantes hará que la reunión sea amena y entretenida. Recordemos que la idea es entender las necesidades de nuestros clientes y eso se logra a través de generar las preguntas indicadas, callarse en los momentos indicados y sobre todo escuchar.

Estos son los puntos que considero más importantes para trabajar de forma virtual, sea para consecución de clientes, negociaciones y/o trabajo en equipo. El mundo laboral es muy competitivo y dinámico, tenemos que estar a la vanguardia con las herramientas tecnológicas para lograr competencias de valor que nos generen banderas diferenciales. Espero que les haya sido de gran ayuda, recuerden que si quieren ampliar alguna información me pueden contactar, mis datos se los dejo al final.

David Zuñiga, Director de Growth @Imaginamos.

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